書類のお片づけ

【職場を片づけたい!】どこからやる?トラブルを回避しつつ上手くやる仕事場片付け手順マニュアル

「職場をどう片付けたらいいですか?」と質問が来た。

それに対して答えてみる!

 

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おはようございます!

脱力系ライフオーガナイザー
徳島お片付けラボ
エクリュプラス竹内真理です。

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職場の片付けは、

『こうしましょう」というルールさえきちんと作れたら、

なんてったって仕事なんだから

それを守ってもらう強制力は働くわけだから

家庭よりも、ある意味簡単かもしれない。

 

 

ただ、だからといって

妙にめんどくさい仕組みを作ると

それを守るたびに

「なんでこんな意味無い事させるんや・・・」

「この仕組み作ったやつ、バカじゃね・・・」

などと

不満を募らせる原因にもなるから

そこはイイ感じに作りたいところ。

 

 

状況によって、全然アプローチは変わってくるが

それでも「これは外せない」という原理原則があるから、

今日はそれを3つお伝えします。

 

 

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■理想のゴールをイメージする

わが社もシリコンバレーにある会社みたいにカッコよくしたい・・・。

 

「こんなぐちゃぐちゃな事務所、もういやじゃーっ」と爆発して

やみくもに片付けに着手しても、無駄骨を折るだけだから、

まずは、じっくりとプランを練ろう。

 

 

始めは会社にとっての理想のゴールをはっきりさせる事。

① モノが表に出ておらず、全てが収納されて見栄え的にスッキリした空間にしたい

のか、

② 使うモノが最適な場所に置かれて、楽に効率よく仕事ができる空間にしたい

のか。

 

基本的に、みんな「楽」がしたいから、

出しっぱなしにするわけで、効率から考えたら

しまい込まないのが一番いいという結論になる。

 

それが嫌で、

スッキリキレイを目指したいっと言うなら、

多少なりとも「不便」を受け入れる覚悟をみんなに押し付けるという事に対して腹をくくろう。

 

ファイルなどを机の引き出しに収めるとか、

遠くにある収納にファイルをいちいちしまいに行くとか

定期的に片付けの時間をとる・・とか

ルールが守れない人には指導が入るとか、罰則が付くとか・・

どこまでの「不便」をルールに落とし込むか・・・は、片付けリーダーの裁量に任される。

 

ただし、今めちゃんこ乱れている職場が、一足飛びにここを目指すのはお勧めしない。

まずは、階段を一段登る事。

 

今のルールに穴があるからそこにモノがたまるんだ。

罪を憎んで人を憎まず。

 

その大事なルールの一つがこれ。

「エリア分け」だ。

 

 

■エリア分けをして使用目的を明確にする

 

部署が違えば、片付け方も全く違う。それぞれに担当エリアと片付け担当リーダーを決めよう。そしていったん信じて任せてみる。

 

 

会社にはいろんな部署やいろんな役割の人がいるから、

全部一人で細かく仕組み化を作るのは難しいと思う。

 

片付け担当者は、

まず、会社全体の「モノが置ける空間」を把握し、

 

①社員全体が使う場所(キッチン・トイレなどの共有スペースに置くもの、掃除道具、コピー用紙、文房具など)

②各部署が個別に使う場所(営業・工務・設計など)

 

をはっきりさせる事からはじめよう。

 

 

片付けをしていて、何が一番困るかって言うと、

その「不要に見えるモノ」の責任者が誰かわからないって事なんよ。

でも、「誰か」がわからなくても、

「どの部署のモノか」くらいはわかるものだ。

 

誰かがなんとなく『仮置き」してしまった段ボールがずっとある・・・

誰のモノかわからないような「回収物」が謎に放置・・・

もう使わない営業ツールがぎっちり詰まった箱・・・

 

それらは、その部署担当エリアに、「ぼん」と置きに行けば問題完了。

まずはそのレベルを目指そう。

 

そのモノが必要なのか、必要じゃないのかは、

各部署管理エリアにあれば、

処理できるものだ。

 

 

それ以外の通路は総務!とか、まで決めて、

そういうパブリックエリアに

ふわっと放置されているモノに関しては、「警告→期限が来れば即捨て」

 

を徹底しよう。文句は言わせない。

はみ出してくる奴が悪いのだ。

 

 

 

■「うごく」「たまる」「ほかん」

 

片付けの責任を各部署にある程度委ねたら、

まずはいったん自分の専門エリアの片付けに着手しよう。

 

モノには大きく分けて

・常に使っては戻す「うごく」アイテム

・どんどん入り込んできて溜まっていく「たまる」アイテム

・使わないけど捨てられない「保管」アイテム

 

に分けられる。

 

「うごく」は日常使う道具や、いつも使う資料など

「たまる」はお客様のデータ資料や、書類、進行中の企画書など、日々発生してくる書類など

「保管」は「重要過去データ」や「時々使うイベントグッズ」、「緊急時アイテム」なんかかな?季節アイテムで来季持ち越しの商品なんかも、「保管」に入る。

 

分かりやすいのは「保管」の収納方法。

多少取り出しにくくても、箱を移動させれば、発掘できるくらいにしておけばOK。

何保管しているのか、収納庫の入口にでもメモを書いておくといいかもね。

 

 

「たまる」のアイテムは、

毎回「いれる」という作業がくっついてくるから、

いちいち2穴パンチで空けてファイルにする・・という方法だとめちゃめんどくさいってのはあるよね。

 

重要度の低い書類まで、一律「2穴パンチでファイリング」とかにされるとツライものがあるから

そこは「引き出し」「ケースに入れればおっけ」「定期的にまとめてファイルすればよし」などの簡易化する方法をかんがえてあげてもいいかもしれない。

 

 

使用頻度一軍の「うごく」アイテムに関しては、

絶対的「定位置」を設定するのが一番。

 

はさみなどが常に無くなりがち…と言う場合は、

ハサミ自体に「住所」を書いておこう。「総務課・竹内A引き出し」など

 

あなたが戻るべき場所は、ここだよ。

と、明記されていれば

使った人が戻せてなくても、最悪他の人が定位置に戻してくれるだろう。

 

 

■まとめ

 

私もいろんな職場を転々としてきたから、

片付いている職場も、片付いていない職場もたくさん見てきた。

 

片付けの全権を与えられて、1から仕組みを作ったこともある。

 

仕事の全体像がつかめなくて、片付けようにもどうにもならなかったときもある。

 

引き出しの中がきっちりと区分けされて、モノの定位置がきれいに決まっていた場所もある。

 

大きな倉庫に在庫がたくさんあるのに、自然なカテゴリー分けでなんとなくものが検索して探し出せるように仕組み化できていた場所もあったし、逆に、それぞれがテキトーに空間を使っていくから、場所移動しただけで、全く分からなくなってしまう・・という職場もあった。

 

 

片付けの仕組みを作る事は、

本当に業務に直接かかわる大きな仕事だ。

 

 

ただし、専門家に一任する・・というのは無理だと私は思う。

過去にそんな依頼を受けた事があったが、

働いている人が一緒にしないと無理だと言うと断れらた。

片付けの本質って、伝わってないなーと思った。

 

伝えられなかった私も悪いが、

なんかめんどくさ、プロならやってよ、みたいに思ったのかな。

 

片付けは「自分と向き合う」作業。

職場の片付けは「自分の仕事と向き合う」作業。

他人任せで出来るはずがない。

ゴール設定は、自分で決めなきゃね。

 

私達ライフオーガナイザーの仕事は

あなたが行きたいゴールに、最短で連れて行く事。

 

今日のブログを読んで自力で徒歩で行っても良し

プロという「飛行機」を使うも良し。

 

 

 

 

 

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